Una reunión al estilo Conecta13

«Ayer tuvimos una reunión de trabajo en Conecta13.»

Tener una reunión de trabajo suele estar relacionado con palabras como organización, gestión, preparación, debate, reflexión, negociación o acuerdos. Sin embargo, en una reunión de Conecta13 tenemos otras claves que son tanto o más importantes que estas palabras: aprendizaje, indagación, exploración, diseño o, incluso, diversión. ¿Quieres saber cómo organizamos nuestras reuniones? Pues te damos la bienvenida a una sesión de trabajo de Conecta13.

Partamos de tres premisas.

Premisa 1: Conecta13 es una experiencia de aprendizaje.

Cada nuevo proyecto es un reto en el cual intentamos aprender algo más en relación con nuestro trabajo, nuestro entorno o nuestras posibilidades. Dar el máximo en cada proyecto es, así, un compromiso con nosotros mismos y nuestro propio aprendizaje – además de con quien nos encarga el proyecto, obviamente 😉

Premisa 2: Creatividad e implicación son dos actitudes y podemos «provocarlas».

Como si estuviéramos hablando de dos estados de ánimo, en Conecta13 intentamos «ponernos en situación» para ser creativos y para ser capaces de mantener un nivel alto de implicación con cada proyecto y ello implica un entorno estimulante, donde nos sintamos felices y en el cual den ganas de pasar muchas horas «aprendiendo/trabajando».

Premisa 3: El equipo es todo.

Sin buenas relaciones dentro del equipo, nada funciona. Cuando hay buenas relaciones, basadas en la confianza y en el respeto, todo fluye, surgen las ideas y la secuencia de trabajo se desarrolla con naturalidad.

En concreto, la reunión de ayer consistía en definir la estrategia de social media para un proyecto que arrancaremos en breve. Es un proyecto complejo, que nos obliga a salir de nuestra zona de confort (y, entre otras cosas, a trabajar en inglés durante un tiempo prolongado) dentro de un ámbito que no es nuestro ecosistema natural. No es un proyecto sencillo: es un auténtico reto y esto nos ilusiona mucho.

Para acometer este reto celebramos ayer una intensa reunión que ocupó toda nuestra mañana, desde las 9.30 hasta las 14.30. Sólo hicimos una pequeña parada a las 11.30 y, sin embargo, la mañana se nos hizo corta y amena. ¿Cómo puede ser?

Para empezar, comenzamos desayunando. Puede sorprenderte pensar en empezar una reunión compartiendo un desayuno pero la experiencia nos dice que estos momentos son ideales para abrir la reunión, comentar informalmente proyectos anteriores o en los cuales estamos implicados y para ir entrando en el tema de la reunión de manera relajada. La comida es un momento gozoso en el cual, además, es fácil conocer aspectos de tus compañeros y compañeras que a veces no aparecen en una sesión no-gastronómica de trabajo. Además, la comida responde también a un ritual «civilizado» (Norbert Elias, el sociólogo alemán, dedica al análisis de este tema buena parte de su libro El proceso de la civilización) y compartiéndola se pueden trabajar de manera espontánea aspectos invisibles de las relaciones en el trabajo como la cooperación, la empatía, el interés por el otro o la escucha activa.

En segundo lugar, el desayuno dio paso al juego. Puesto que teníamos que enfrentarnos a un reto importante, decidimos ponernos en situación a través del juego, que últimamente se ha convertido en uno de mis focos de interés (véanse las entradas sobre juegos de mesa y su relación con la educación y las competencias básicas). En concreto, aunque presenté a mis compañeras y compañeros varios juegos, jugamos a dos juegos especialmente relacionados con nuestro proyecto: Animal sobre animal e Ikonikus. Cada uno aporta un valor (simbólico) respecto a nuestro proyecto y los utilizamos para poder pensar acerca de cómo afrontar el reto que tenemos entre manos. Y sí, los juegos te ponen de buen humor, que es el mejor modo de estar en una reunión de trabajo.

En total, entre desayuno y juegos invertimos unos cuarenta y cinco minutos. ¿Te parece mucho? Créeme: tras ese tiempo estábamos en la mejor situación para acometer una sesión importante y, recuerda, las claves eran aprendizaje, creatividad, implicación y equipo. Sí, ¡estábamos listos!

A partir de ahí, para desarrollar la sesión de trabajo utilizamos algunos principios y técnicas propios del Design Thinking. Para empezar, tras revisar los objetivos del proyecto, analizamos nuestra tarea desde el punto de vista de una persona que pudiera estar interesada en el «producto» (por usar un término empresarial, aunque suene feo). Dedicamos bastante tiempo a ver qué perfil podría tener esta persona, cuáles serían sus intereses y sus necesidades, su competencia y su identidad digital, su negocio y su ocio. Esta reflexión nos permitió analizar qué posible estrategia de social media podríamos usar con esta persona, como punto de partida para una estrategia más global. A partir de ahí definimos tareas que había que realizar y qué secuencia debían estas tener así como qué herramientas usaríamos, qué temporalización necesitábamos y qué personas serían las responsables de la coordinación y de cada tarea. Aclaradas estas cuestiones, comenzó el trabajo usando herramientas digitales de coordinación, creación y comunicación.

Y así transcurrió nuestra reunión. Cuando llegamos estábamos preocupados por el reto (y nuestra pobre «zona de confort») pero al acabar la sesión todos teníamos una poderosa sensación de habernos hecho con el proyecto y de haber sentado las bases para que podamos culminarlo con éxito.

Para acabar, no te cuento todo esto como ejemplo ni como modelo. No sé si podrás desayunar en el trabajo o si traerte un juego de cartas hará que te despidan. Eso sí, admito que sí quiero plantearte un dilema para acabar: en Conecta13 buscamos constantemente la forma de que nuestras reuniones sean más provechosas y fructíferas tanto en aprendizaje como en cuanto a eficacia (tiempo invertido y resultados obtenidos). En nuestra última reunión esta fue la secuencia; en las próximas seguiremos investigando la mejor manera de hacer nuestro trabajo y de disfrutar haciéndolo. Y en tu trabajo, ¿cómo gestionáis las reuniones?¿Os permiten aprender, desarrollar vuestros proyectos y disfrutar con el proceso? Pues ahí tenemos una cuestión a la que merece la pena encontrarle respuesta.

Salud

Imagen: Aaron Amat vía Shutterstock